ניהול ידע ביחידות רכש
מתוך Kmportal
אחד המומחים המובילים בארץ בתחום הרכש אמר לי השבוע "צריך להבין כי פוטנציאל הרווח לארגון, הגלום בשיפור הביצועים בתחום הרכש - גדול מפוטנציאל הרווח הגלום במכירות".
הוא המשיך והסביר שבתחום המכירות חברות מתחרות עם אחרים, ויכולת המשחק שלהן ב-margins מוגבלת. בניהול רכש מקצועי לעומת זאת, המגבלות הן רק במימוש יכולות הארגון ללמוד ולהשתפר.
לדבריו, יישום גישות מתקדמות מאפשר ניהול מושכל של משאבי הרכש וחסכון משמעותי בעלויות תפעול הרכש ובאיכות ויעילות תפקודו, תוך הובלת צוות רב-תחומי להישגים ייחודיים עבור הארגון.
חלק חשוב באותה גישה עליה מדבר המומחה הוא ניהול כל הידע הרלבנטי ליחידת הרכש בצורה שיטתית ומובנית.
הבניית מאגר נתונים רלבנטי מבוסס נתונים סטטיסיטיים וכל המידע שימוצה במערכות המידע המתאימות, בשילוב הידע שנצבר על ידי אנשי הרכש, יהווה נכס ייחודי לכל ארגון.
ביחידות רכש ארגוניות קיים ידע "וירטואלי" רב בראשם של העובדים, כתוצאה מהנסיון המצטבר בפרויקטים השונים, הכרת פעילויות, ספקים ומתחרים ולקחים ותובנות. ידע זה "מסתובב במסדרונות" או בפינת הקפה, ואינו מנוהל או נשלט, ולכן הוא אינו נכס ממשי הכלול ב- IP הארגוני.
המומחה המשיך ואמר: "כל מנהל רכש נתקל בתופעות הללו שעובדים בארגון 'ממציאים מחדש את הגלגל '. עקב חוסר תיעוד, שימור ושיתוף של הידע עובדים משקיעים עמל רב בביצוע מטלות רכש שכבר בוצעו כמותן בעבר, אך הידע והתובנות לגביהן חסרים".
לדבריו "הרכש הופך למרכיב אסטרטגי בהתנהלות העסקית של החברה ומשתלב בניהול ליבת הידע והשותפויות העסקיות. היום, כאשר בריתות בין ארגונים יוצרות מסות קריטיות בתחרות העולמית, תפעול הרכש על בסיס כח אדם איכותי הפועל במתודולוגיה ראויה, מבוססת ידע ותובנות מוטמעות - מהווה גורם קריטי לקיום של ארגונים."
דבריו של אותו אדם בעל ניסיון של עשרות שנים בתחום הרכש אינם מפתיעים, היום ברור יותר מתמיד שחיזוק כושר התחרות העסקית מחייב יישום תפיסה של ניהול ידע ברכש. יישום התפיסה דורש התייחסות לנסיון מצטבר, תרבות הארגונית, תהליכי עבודה ונהלים, וטכנולוגיה תומכת.
זהו חלק בארגון שללא ספק ניהול ידע יכול לקדם את תפקודו רבות ובכך לתרום למאזני החברה.
ניסיוני מראה כי, תהליך הפיכת יחידת הרכש ליחידה מנהלת ידע כולל כמה שלבים מרכזיים:
1. הגדרת פרטי הידע שכדאי לך לנהל ובחינת כדאיות (עלות/תועלת).
2. מיפוי הידע הרלוונטי ליחידה בנושאי רכש, אפיון החוסרים והשלמתם.
3. איתור הידע הרלוונטי בנושאי רכש והנתונים החשובים בהתאם לאופי ופעילות הארגון בשילוב עם הגורמים המוסמכים.
4. אגירת ושימור פרטי הידע במערכת פשוטה ו"ידידותית".
5. הנגשת הידע לכלל המשתמשים הרלוונטיים ברכש ושימוש בידע במקום ובזמן הנדרש.
6. בניית תהליך שיבטיח כי סוגי הידע שהוגדרו ינוהלו באופן שוטף על ידי המשתמשים ובצורה המשתלבת בעבודתם.
7. הטמעת התהליך בקרב העובדים באמצעות כלי הדרכה, מנגנוני מדידה, תגמול ושיווק פנים.
ראש תחום ניהול ידע
ERGO
