מתוך Kmportal

האם ניתן להשתמש בשרפוינט ליעול של מח' הרכש? המח' מונה כ8-10 אנשים חלקם מהנדסים וחלקם הגיעו לשם עם השנים ונמצאים שם לפני פרישה, המנהל הוצנח לתפקיד מחברה אחות שם ניהל בהצלחה את מח' הרכש. כל ניסיונותיו לבצע שינוי בנהלי ושיטות העבודה ניתקלו בהתנגדות רבה. האם ניתן לבנות כלי שיאגד את פעילות המח' כך שיוכלו לשאוב ממנו מידע על ספקים על תחומי ציוד ואף על פריטים ספצפיים לתקשר ביניהם ולהעביר טפסים והזמנות לאישור המנהל?

תגובות

חזרה לפורומים - הוסיפו תגובה +

ניהול ידע במערכות רכש הוא תחום פורח (בעיקר) בזמן מיתון

הבעיה מוכרת לכל מנהל רכש, שוב ושוב קורה שנעשית עבודה כפולה בארגון, ממציאים את הגלגל מחדש כתוצאה מחוסר תיעוד ושימור של ידע. עובד נתקל בבעיה או משימה ומשקיע זמן רב ועמל בהגדרת הפתרון, כאשר בעבר הוא או מישהו מהמקבילים לו כבר נתקלו באותה השאלה, חקרו את הנושא ומצאו את הפתרון.

עובדי יחידת רכש, האחראית לתהליך הרכש המלא - החל מהכנת המכרזים ובדיקת המוצרים, דרך סינון ראשוני של הספקים וניהול מו"מ ועד ביצוע הרכש והערכת ביצועי המוצרים הנרכשים, צוברים ידע רב ותובנות יקרות במהלך עבודתן.
הידע הרב, שנצבר בפעולות אלו, לא נאגר באופן מסודר וחלקו אף נותר כידע אישי של בעלי תפקידים שונים - ללא אפשרות שכפול, שימור, שיתוף או אחזור. כתוצאה, אבד ידע רב ולעתים קרובות פעולות מחקר, מו"מ ואדמיניסטרציה חזרו על עצמן ללא צורך.

ניהול חכם של מסמכי מדיניות, נהלים חיוניים, הצעות מספקים, מחקרים, אסטרטגיות לניהול מו"מ, ניתוחי מגמות, ריכוז עסקאות רכש מהעבר ותובנות שרכשו העובדים יכול להביא לייעול אמיתי והגדלה משמהותית של האפקטיביות התפעולית.

ה SharePoint הוא כלי מצויין למימוש פעילות ניהול ידע במחלקות רכש כיוון שהוא תומך בכל אותם אפיקי פעילות שהזכרתי. הוא מאפשר שימור של ידע, שליפה קלה שלו, שיתוף בידע בין עובדים, סביבות עבודה משותפות וכדומה.

יחד עם זאת, אנחנו בארגו ליווינו פעילויות ניהול ידע במחלקות רכש גם באמצעות כלים אחרים בצורה מוצלחת מאד.

זה מביא אותנו למה שאנחנו תמיד טוענים - פרויקטי ניהול הידע לא נכשלים בגלל הטכנולוגיה אלא בגלל העדר תהליכים מובנים ונכונים, ארגון כושל של התוכן או הטעמה לא טובה.

עידו נמיר

SharePoint לייעול תהליכים

מספר דרכים בהן ניתן להשתמש ב-SHAREPOINT לייעול תהליכי עבודה בכלל וברכש בפרט.

תהליכי עבודה הינם אוסף של פעולות החוזרות על עצמן, הן כפעולות טוריות, מקביליות, או שילוב שלהן (זרימת תהליכי עבודה או Workflow), או במובן של אוסף פעולות אשר השילוב שלהם מהווה תהליך החוזר על עצמו.

ניקח לדוגמה תהליך של מכרז הכולל הכנת מסמך לבקשות להצעות. בתהליך כזה יכולים להיות מעורבים מספר אנשים ממחלקת הרכש ואף ממחלקות אחרות בהכנת המסמך, אישור שלו ובסוף הפצה לספקים.

לאחר מכן מתקבלות ההצעות והן צריכות לעבור תהליך של הערכה ושקלול בכדי לבחור את הספק הזוכה.

לאחר מכן הודעה לספקים על הזוכה ויצירת הסכם עם הזוכה וכן הלאה.

בכל אחד מהשלבים שפירטתי, SHAREPOINT יכול לתמוך - תהליך העבודה המשותפת בהכנת המסמך (כולל יצירת סביבת עבודה למסמך), סבב אישורים למסמך (כולל התראות ותזכורות למעורבים).

ניהול רשימת הספקים, אפשרות לפרסם את המרכז באתר החיצוני של החברה (יכול להיות תהליך אוטומטי בסיום הכנת המכרז).

אפשרות לספקים לשלוח את ההצעות במייל, תיוק אוטומטי של ההצעות בספריית המכרזים, התראות לאנשים המתאימים על קבלת ההצעות.

ניהול תהליך ההערכה, תהליך הכנת החוזה עם הספק, מעקב אחר תוקף החוזה ועוד ועוד.

מה שתיארתי לעיל הוא תסריט כללי. כמובן יש צורך להתאים את התסריט לצרכים המיוחדים של המחלקה, לתהליכים כפי שהם מתבצעים אצלכם.

בהמשך למה שעידו אמר, הכלי יכול רק לתמוך בתהליכים וללא התאמה לתהליכי העבודה שלכם והטמעה, זה לא יצליח.

אנו דנים בנושא זה בהרחבה בקורס.

אורי שליט