הטמעת ניהול ידע ביחידה בצה"ל - דוגמא להצלחה
מתוך Kmportal
הניסיון שיש לי בנושא הוא יחסית קצר ומתייחס לעבר הלא רחוק שלי, בו הייתי מנהל ידע בארגון שלי, יחידה צבאית טכנו-מודיעינית (שמונה כ-200 איש), במשרה חלקית. שם הייתי דווקא מנמ"ר ולא יועץ והייתי אחראי על הפן הטכנולוגי והארגוני של ניהול הידע. התחלנו את זה לפני כשנה ואני אגיד לכם משהו - זה היה קשה. קשה להסביר לאנשים למה זה חשוב לתעד מסמכים, לשלוח לינקים ולנהל את ה-sharepoint בצורה מסודרת. בקיצור, זה לא הלך כל כך טוב. התייעצתי עם אנשים רבים והצלחתי להגיע לתובנות מסוימות. הגעתי למסקנה שהדרך היחידה להטמיע את תהליך ניהול הידע כמו שצריך הוא לשלב את ה-top-down עם ה-bottom-up.הצלחתי לייצר מנגנון שההנהלה מכריחה את האנשים לעבוד בצורה מסוימת מצד אחד - לתעד מסמכים, תהליכים, פרויקטים ומצד שני לספק לאנשים רצון לעשות שימור ושיתוף ידע. פיתחנו מערכת (מאוד דומה לוויקי) שאפשרה תמיכה בבלוגים, פורומים, הוצאת סטטיסטיקות. המערכת אופיינה יחד עם משתמשים רבים לפי הצרכים שלהם. לאחר מכן הרצנו פיילוט במספר צוותים שבהם ניהול הידע היה חשוב יותר ובחרנו בכל צוות מוביל ידע שבהגדרת התפקיד שלו 25% משרה הוא עוסק בניהול ידע. לאחר תקופה של כחודשיים, כאשר זה התחיל לרוץ, נתנו לכולם את המערכת, ההנהלה אספה את השכבה הנמוכה של המנהלים ונתנה להם הנחייה שנדרש לעבוד בצורה החדשה עם המערכת. לאחר מכן לקחתי לכולם את ה-quata שיש להם על השרת כך שהם לא יכלו יותר לשמור מסמכים בתיקיות על השרת ואז היו להם 2 ברירות: לשמור על המחשב המקומי או לשמור במערכת שלי. בהתחלה רק קומץ אנשים היה מעלה קבצים למערכת וכותב בתוכה. במקביל התחלתי לפרסם סטטיסטיקות של אנשים שעושים יותר שימור/שיתוף וכאלה שפחות. כאשר המנהלים ראו את הנתונים, הם נתנו בראש לאלה שלא עושים. יחד עם זה המשכנו לשפר את המערכת בהיבטי ה- UI ובצד הארגוני התחלנו במסורת של הוצאת מיילים כל שבוע לגבי אלה שתרמו הכי הרבה או הדפים הנצפים ביותר וכו'. הדבר התחיל להשפיע על אנשים וככל שהתקדמנו כך אנשים יותר התלהבו. התלהבו מהכל - מה-UI, מהבלוגים, מזה שהם מוצאים כל דבר במהירות, שיכולים למצוא כל בנאדם ביחידה ובמה הוא מתעסק וכו'. המצב היה אפילו טוב יותר בקרב אנשים חדשים (צעירים) שפשוט נכנסו לתרבות ומבחינתם לא היה משהו אחר. עם הזמן מעורבות ההנהלה נדרשה פחות והיום האינטנסיביות של המנהלים בטיפול בנושא קטנה משמעותית. אבל אם שואלים אותי למה זה באמת הצליח אין לי תשובה חד משמעית. מה שבטוח הוא שחייבים גם את ההנהלה וגם את המערכת המתאימה שמאפשרת bottom-up.
|
|
